【生活小幫手】簡單寄出大量個人化郵件! 5大實用Gmail小幫手

【生活小幫手】簡單寄出大量個人化郵件! 5大實用Gmail小幫手

Gmail應該是一眾打工仔最常用的工具之一,無論是客戶、同事、上司的奪命追魂mail;又或是不小心訂閱了的廣告信件和EDM,都會全天候地轟炸信箱,自己每天要寄出的電郵亦不計其數。記者作為一位典型的打工小薯,深明收發電郵的痛苦。以下為大家搜集5項實用的 Gmail小幫手 ,讓工作變得更順利(更早收工是重點)!

 

原文:新假期周刊
撰文、圖片:Sonia

5大實用Gmail小幫手

1. 「取消傳送」功能!撤回電子郵件

試過郵件寄出後,才醒覺忘了附上附件嗎?或是信件根本沒打完,就被其他事情分了心,回頭直接把它按寄走?這些尷尬情況降臨時,真想有法寶可以把已送出的電郵召喚回來。Gmail內設的「取消傳送」功能,就能在這些時候拯救你!

gmail小幫手1
在設定裡,有「取消傳送」的一欄。勾選「啟用取消傳送」的方格。
gmail小幫手2
郵件寄出後,網頁上方位置會出現「您的郵件已發送」的訊息框,若那時候要反悔的話,趕快按下「復原」就好了!復原後的郵件會被放置到草稿內。

2. 事前預定寄件時間

作為一位生活在21世紀的員工,星期六、日及假日都有機會要收發電郵是常識吧。當然,可以預先打好內容的郵件,我們通常都會把它儲存在草稿內。但當要寄出時,還是得手動到Gmail按「傳送」!假日去玩時也要時時刻刻記住送郵件,多不盡興!

「Boomerang for Gmail」就可以幫你解決以上煩惱,它是Gmail的附加元件。下載後可以預定郵件寄出的日期與時間,幫郵件編製好寄出時間表,時候一到郵件就會自動乖乖寄出了!

gmail小幫手3
下載網站:http://www.boomeranggmail.com/,按「Add this to your Gmail!」。
按安裝。
按安裝。
安裝好後,開啟Gmail時就會看見右上角有Boomerang的圖示了。
在撰寫郵件時,於「傳送」的按鍵下,會新增了「Send Later」的按鍵。按下Send Later即出現時間選項,你可以設定寄出時間了!

 

有時候太忙,電郵寄出後就忘個一乾二淨,對方沒有回覆都不知道。「Send Later」旁邊的小方格就是為針對這問題而設的。勾選後,Boomerang可在指定時間提醒你,對方沒!有!回!信!

【Boomerang for Gmail】
網址:http://www.boomeranggmail.com/

3. Gmail追蹤功能

(這功能不能讓老闆看見)MailTrack是Chrome的擴充功能,有點像Whatsapp的藍剔,用以追蹤Gmail寄出的郵件,看對方有否收到及讀取。

安裝MailTrack。
Basic版本是免費的。
按Activate MailTrack。留意在這裡就同意了terms of use 了!
安裝好後,開啟Gmail時就會看見右上角有MailTrack的圖示了。
而且寄件備份處可以看到,每封郵件前都新增了2個灰色剔。
新增電郵試試,安裝Mailtrack後的壞處是會有「Sent with Mailtrack」的廣告字眼在電郵底部。可按「X」刪除。
寄出後,寄件備份的雙灰剔會有1個變成綠剔。
對方已讀後,會彈出通知。
寄件備份的雙剔則會變成雙綠剔。
最可怕的是,對方把郵件讀了幾次、甚麼時候讀的,都可以看得見。

【MailTrack】
網址:https://chrome.google.com/webstore/detail/mailtrack-for-gmail-inbox/ndnaehgpjlnokgebbaldlmgkapkpjkkb?hl=zh-TW

4. 一次式退訂廣告郵件

很多時候網上註冊帳號時,都要求以電郵地址登記,而事後則不斷發送廣告郵件或EDM,製造無限的垃圾郵件。光是剷除多餘郵件都浪費很多時間!有良心一點的廣告,會在郵件底部提供退訂的按鍵,讓你輕鬆取消訂閱;但有些則怎樣都無法取消,非常討厭。「Unroll.me」可以讓你一次過檢視自己訂閱了的服務,選擇性地退訂。

按下「Get started now」。
不止Google,Yahoo及微軟outlook帳號亦有支援。
注意過程中需要同意帳號權限使用。

 

 

按下「Unsubscribe」就可以跟垃圾郵件說再見。

【Unroll.me】
網址:https://unroll.me/

5. 簡單寄出大量個人化郵件!合併列印郵件

從事廣告、公關、客戶服務等等的朋友,想必都經常需要寄出大量內容相同,然而稱謂、公司名稱等某些關鍵字卻需要更改的個人化電郵。逐封逐封的更改既浪費時間又無聊,「Yet Another Mail Merge」這外掛程式就可以為你代勞,輕輕鬆鬆寄出多封內容類似的個人化電郵。

安裝「Yet Another Mail Merge」外掛程式。
寫好電郵內容,在需要個人化的位置以 << xxx >> 的格式標示好,再把它儲存為草稿。例如<< title >>、<< your company >>、<< website >>。
開啟一份Google試算表,在第一欄依次輸入電郵地址、title、your company、website,然後在底下輸入想要取代該標示的相對應個人化文字。
在試算表上方工具列選取「外掛程式」,點擊「Yet Another Mail Merge」,再選擇「Start Mail Merge」。
在彈出的「開始合併郵件」視窗中,會有「Emails will be sent to recipients in column A」的句子,代表你的收件人電郵地址是在試算表中的A欄,若不是的話,按下(change)就可以更換了。
在「Sender Name」輸入自己的名字,就是在郵件「寄件者」一欄中,你想顯示的名字。然後在「Email Template」選擇擬定好的草稿。
寄出了!
寄出的郵件成果!可見以 << xxx >> 標示的位置都換上試算表中相對應的字句了!好方便!
把標示位置換成中文都可以。
而且試算表中可見到「Tracking Report」,郵件的狀態都能追蹤。
「Yet Another Mail Merge」是免費程式,每天限寄出50封郵件。想寄出更多就需要付費了。

【Yet Another Mail Merge】
網址:https://chrome.google.com/webstore/detail/yet-another-mail-merge/mgmgmhkohaenhokbdnlpcljckbhpbmef

更多精選內容